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Case Study: GK Software

Interview
Case Study
June 12, 2024
June 12, 2024
Table of contents

Das Unternehmen

GK verändert die Art und Weise, wie Einkauf erlebt wird. Als global agierender Anbieter von Cloud-basierten Softwarelösungen für den Einzelhandel, steuern Handelsorganisationen weltweit Filial-Prozesse und das Zusammenspiel aller Verkaufskanäle mit Technologien von GK.

1990 in Schöneck im Vogtland gegründet, arbeiten heute mehr als 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus über 50 Nationen in neun Ländern und Metropolen wie Paris, Johannesburg und Berlin an Lösungen für allumfassende Einkaufserlebnisse.

Handelsunternehmen wie adidas, Edeka, Lidl, Aldi, Coop (Schweiz), Grupo Kuo, Hy-Vee oder Walmart setzen auf GK’s innovative Retailtechnologien.

Mit mehr als 550.000 Installationen in über 60 Ländern zählt GK zu den am schnellsten wachsenden Unternehmen der Branche.

Weitere Informationen zum Unternehmen finden sich auf der Website.  

Die Herausforderung

Im Gespräch mit Thomas Ecker, Chief of Staff, und Sabrina Putscher, Head of Administration, haben wir uns darüber unterhalten, wie sie mit Gertrud ihre Sitzungsorganisation verbessert haben.

Fangen wir am Anfang an. Wie seid ihr auf Gertrud gekommen?

Thomas Ecker:

Das war damals über eine Email von Gertrud. Sabrina und ich waren gerade dabei, uns neu zu formieren, weil wir durch interne Veränderungen mehr Aufwand und neue Aufgaben zum Beispiel bei der Protokollierung der Sitzungen hatten. Gertrud‘s Email kam also zum richtigen Zeitpunkt.

Was waren damals die Herausforderungen, mit denen ihr konfrontiert wart?

Thomas Ecker:

Es gab zu dem Zeitpunkt bei uns im Vorstand und Aufsichtsrat maßgebliche Veränderungen. In der Folge hatten wir mehr Sitzungen, mehr Gremien, mehr Beteiligte, und es kamen bei Sabrina und mir neue Aufgaben dazu. Entsprechend war alles, was unsere Effizienz steigern und gleichzeitig unsere Arbeitszeit reduzieren könnte, im Fokus.

Was waren die Gründe, warum ihr euch für Gertrud entschieden habt?

Sabrina Putscher:

Im Zuge der neuen Komplexität war die gemeinsame Datengrundlage, die Gertrud uns bietet, ein großer Vorteil. Es ist sehr viel leichter, den Überblick in einem gemeinsam geteilten System zu behalten, als sich Emails zu forwarden und immer die richtigen Leute in CC setzen zu müssen. Das erleichtert das gemeinsame Arbeiten.

Thomas Ecker:

Auch die Aufteilung von Arbeitsschritten ist mit Gertrud flexibler und schneller. Ich kann zum Beispiel direkt sehen, was Sabrina schon abgearbeitet hat. Gertrud ermöglicht uns dadurch eine flexiblere Arbeitsteilung.

Die Lösung:

Ihr nutzt seit einigen Wochen Gertrud für die Organisation eurer Executive Board Meetings. Wie setzt ihr Gertrud im Moment ein?

Thomas Ecker:

Wir nutzen Gertrud für zwei verschiedene Meetingarten: Einmal die Vorstandssitzungen hier in deutscher Sprache im kleineren Kreis und die Executive Board Meetings, bei denen entsprechend mehr Teilnehmende dabei sind und die auch international sind. Besonders bei der Organisation dieser Executive Board Meetings können wir Gertrud in vollem Funktionsumfang einsetzen. Zum Beispiel haben wir unsere Verwaltung der anfallenden Aufgaben mit Gertrud deutlich verbessern können.

Sabrina Putscher:

Und auch für unsere Kollegen, die die Themen für das Executive Board Meeting einreichen, funktioniert das mit Gertrud sehr gut.  

Wie ist für euch das Arbeiten mit Gertrud?

Thomas Ecker:

Das Handling unserer Aufgaben ist leichter geworden. Zum Beispiel sind die Prozesse mit Gertrud sicherer und leichter zu verteilen.  

Sabrina Putscher:

Vorher haben wir alles über Emails, Excel Tabellen, Word Dokumente und händisches Aktualisieren und Übertragen erledigt. Das war aufwändiger als heute. Mit Gertrud kann ich auf einen Blick alles sehen und mit einem Klick Beschlüsse verteilen, Aufgaben nachhalten und entsprechend aktualisieren. Das erhöht auch für die Sitzungsteilnehmer natürlich die Transparenz.

Habt ihr eine persönliche Lieblingsfunktion?

Sabrina Putscher:

Ich nutze Gertrud sehr gerne zum Schreiben der Agenda. Die Tagesordnungspunkte zu verschieben und die automatische Anpassung der daraus folgenden Punkte, das gefällt mir sehr gut.

Thomas Ecker:

Bei der Agenda können wir über die automatische Zeitberechnung die Sitzungen und ihre Dauer viel besser planen. Das geht rasend schnell und hilft uns sehr.

Die Ergebnisse:

Was bringt euch Gertrud an Zeitersparnis?

Thomas Ecker:

Bei den vor- und nachbereitenden Aufgaben sparen wir viel Zeit mit Gertrud. Hinzu kommt, dass wir natürlich mit Funktionen wie den automatischen Emails auch Zeit sparen, aber wir können vor allem auch immer sicherstellen, dass alle relevanten Personen die relevanten Informationen erhalten.  

Abschließend: Was ist für euch das Beste an Gertrud?

Thomas Ecker:

Mir gefällt besonders gut, wie Gertrud einen durch die Prozesse führt – wir haben immer absolute Prozesssicherheit. Das ist besonders bei parallelen Vorbereitungen für verschiedene Sitzungen unfassbar hilfreich.

Sabrina Putscher:

Für mich ist es auch die Übersichtlichkeit. Wann habe ich welche Meetings und wo stehe ich in der Bearbeitung? Das sind Fragen, die ich mit Gertrud auf einen Blick beantworten kann.

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