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„Gertrud ermöglicht eine sehr klare Verantwortungsdelegierung“ – Interview mit Isabella Röhm, Assistentin des Vorstandsvorsitzenden bei Stihl

Interview
May 14, 2024
May 14, 2024
Table of contents

Interview mit Isabella Röhm

Hintergrund

Im Januar 2024 war bei Stihl das Go-Live Datum mit Gertrud. Seitdem haben sie bereits ihre ersten Sitzungen mithilfe von Gertrud organisiert. Im Interview mit Nadine berichtet Isabella Röhm, CEO-Office und Assistentin des Vorstandsvorsitzenden, wie sich ihre Arbeit durch Gertrud verändert hat.

Einführung von Gertrud

Wie seid ihr auf Gertrud gekommen?

"Wir haben damals eine Recherche gemeinsam mit unserer IT, über deren Netzwerk, gemacht. Am Ende auf Gertrud sind wir über eine Empfehlung gekommen von Microsoft. Wir haben dann noch links und rechts über persönliche Netzwerke und auf dem Markt ganz allgemein recherchiert, aber für uns gab es am Ende kein anderes Tool im Moment, das unsere Bedürfnisse so abbildet, wie das in eurer Software der Fall ist."

Bedarfsanalyse: Gertrud als ideale Lösung

Was genau sind eure Bedürfnisse, die Gertrud nun so gut abbildet?

"Im Grunde macht Gertrud genau diese klassische Arbeit rund um die Gremiensitzungen, in unserem Beispiel im Vorstand. Das heißt von der Anmeldung der Themen, über die Gestaltung der Agenda, Versenden der Termineinladungen, Bereitstellung der Sitzungsunterlagen bis hin zum Protokoll und den darin enthaltenen Beschlüssen und Aufträgen. Diese komplette Abdeckung haben wir in der Form nur so gefunden. Was wir hier sehr geschätzt haben war auch, dass Gertrud sich in unsere Microsoft-Struktur integriert und direkt auf unsere Plattform mit Sharepoint aufsetzt. Für die Sitzungsteilnehmerinnen und -teilnehmer, also die Vorstände, änderte sich dabei gar nicht so viel."

Vorgehensweise vor der Einführung von Gertrud

Und wie habt ihr es denn vorher gemacht, bevor ihr Gertrud hattet?

"Tatsächlich über Office-Vorlagen und die gemeinsame Nutzung von SharePoint-Bibliotheken. Parallel lief die Kommunikation natürlich viel über E-Mail-Pingpong, Chats oder im persönlichen Gespräch."

Vergleich der Arbeitsbelastung vor und nach Implementierung von Gertrud

Ja, wie war diese Arbeit für dich, das ist ja wahrscheinlich hauptsächlich auch bei dir gelandet im Vergleich zu jetzt?

"Es musste viel abgestimmt werden und nicht jeder hatte dadurch immer die gleichen Informationen. Aus den 6 Vorstandsressorts gingen die Themen bei mir im CEO-Office ein und bei mir lag dann die Entscheidungsvorbereitung welches Thema mit welcher Zeit wann und ob auf die Agenda kommt. Für meine Kolleginnen aus den anderen Vorstandsbüros  ist es einfacher geworden, weil die anzumeldenden Themen direkt für zukünftige Sitzungen in Getrud efasst werden können. Man braucht also keine zusätzliche Wiedervorlage oder Abstimmungsschleifen. Gertrud informiert die Planer (Vorstandsbüros) in dem Moment, wenn neue Tops angemeldet werden. Jeder von uns hat somit immer denselben Stand. Vorteil ist natürlich auch, dass die Vorstände ebenfalls alle Informationen direkt in Getrud zu jeder Zeit selbst abrufen können. Vor Gertrud war das sehr viel abhängiger davon, wie jedes Vorstandssekretariat arbeitet." 

Optimierte Arbeitsabläufe dank Gertrud

Also ist da der Arbeitsprozess mit Gertrud standardisierter.

"Genau, durch Gertrud ist jeder gezwungen, bereits am Anfang bei Einreichung eines Themas alle erforderlichen Informationen für die Sitzungen zur Verfügung zu stellen. Beispielsweise wird eine Entscheidungsvorlage benötigt, wird ein Beschluss erwartet oder handelt es sich nur um eine Information oder Diskussion? Wer soll zusätzlich aus den Fachbereichen in welcher Form (persönlich oder remote) teilnehmen und welche Zeit wird benötigt? All dies wird automatisch in der Datenbank erfasst. Das Feedback der Kolleginnen war, dass es viel mehr Spaß macht, in einer Software zu arbeiten, als E-Mails zu schreiben, Officevorlagen manuell zu aktualisieren und ständig diverse Dinge im Hinterkopf zu behalten."

Erhöhte Transparenz und Disziplin

Das heißt, habe ich dich richtig verstanden, zusammenfassend sind die wichtigsten Punkte bisher mit Gertrud mehr Transparenz im Unternehmen, weil alle alles besser einsehen können, mehr Disziplin ein Stück weit, weil auch von Anfang an die Dokumente gleich mitgeliefert werden und für euch dadurch auch eine immense Arbeitserleichterung im Workflow. Sind das die wichtigsten Punkte?

"Ja, also ganz wichtig, diese Transparenz und der Informationsfluss, wir haben natürlich auch Abhängigkeiten zwischen den Sitzungen. Dinge werden ja auch nicht nur im Vorstand besprochen, sondern in diversen anderen Gremien. Da haben wir verschiedene Hierachriestufen und sind  häufig crossfunktional in den Entscheidungsprozessen aufgestellt. Da war uns die Nachvollziehbarkeit der Beschlüsse ein ganz wichtiges Ziel."

Nachvollziehbarkeit von Beschlüssen mit Gertrud

Und was würdest du sagen, wie ist die Nachvollziehbarkeit von Beschlüssen, seitdem ihr Gertrud habt?

"Also wir haben es ja noch nicht so lange, aber was wir als Vorteil sehen, ist die Übersichtlichkeit: Wann wurde was in welchem Gremium durch wen entschieden. Das ist durch die Suchmöglichkeiten gewährleistet und wir haben den Vorteil, dass auch Aufträge aus den Sitzungen jetzt leichter gemonitort werden können und nicht mehr manuell nachgehalten werden müssen.

Das ist für uns ein riesen Vorteil, wir haben hier ein automatisches System, das uns eine manuelle Pendenzenliste erspart und den Status der Tops in Gertrud filtert."

Erleichterungen im Arbeitsalltag

Du hast vorhin auch gesagt, dass die Dinge gleich aus dem Kopf sind. Das heißt mal ganz persönlich, deine Erfahrung, welche Erleichterung schafft Gertrud in deinem Arbeitsalltag?

"Gertrud ermöglicht eine sehr klare Verantwortungsdelegierung in die verschiedenen Vorstandsressorts, sodass ich nicht das Bottleneck bin, sondern wir hier als Team aufgestellt sind. Das war mir extrem wichtig. Die Kaskadierung über die Entscheidung von relevanten Vorstandsthemen werden in den jeweiligen Vorstandsbüros, sprich von meinen Kolleginnen gemanaget. Natürlich gibt es noch eine letzte Stelle, das bin ich, die dann alles vorbereitend für den CEO freigibt und den Lead im Proramm hat, aber wir haben das aufgeteilt und jeder hat bei uns die gleichen Berechtigungen in Gertrud, sodass auch alle alles sehen und auch umsetzen können. Diese Transparenz hat auch für mich den Vorteil, dass eine Sicherstellung der Datenqualität und Deadlines durch die jeweiligen verantwortlichen Ressorts gewährleistet ist und ich beispielsweise weniger nachfragen muss, weil keine Hintergrundinformationen mehr fehlen. Wichtig hierbei, dass die Rollen klar kommuniziert und verteilt sind. Diese Vorgehensweise funktioniert bisher sehr gut."

Zeitersparnis durch Gertrud

Und was würdest du sagen, wie viel Zeitersparnis schafft dir Gertrud?

"Das ist eine schwierige Frage, die ich erstmal gar nicht so einfach beantworten kann. Das kommt auf den Prozessschritt an. Es hat ja bisher auch funktioniert, aber es war viel schwieriger, immer alle abzuholen, wenn zum Beispiel schnell auf Zuruf noch Änderungen rein gekommen sind. Das läuft jetzt anders, aber natürlich müssen viele Tätigkeiten auch mit Gertrud durch uns erfasst und durchgeführt werden. Was wegfällt ist, dass ich keine manuelle Agenda mehr erstellen muss und auch das Protokoll durch die Erfassung in Masken viel einfacher und schneller erfolgen kann. Trennen wir mal Agenda und Protokoll mit dem Verteilen der Auszüge. Wenn das System mit all seinen Masken konfiguriert ist, sehe ich schon einen Vorteil für mich von, ja, lass es 20% Prozent sein. Gertrud versendet die Agenda und Termine automatisiertaus dem System direkt heraus. Und beim Protokoll, da sehe ich so 40% Erleichterung für mich."

Umgang mit Gertrud

Ja, wie ist denn so der Umgang mit Gertrud an sich für dich? Du hast gerade die Masken angesprochen. Wie intuitiv findest du denn das Programm an sich?

"Gut. Mir ist es mit Gertrud sehr leicht gefallen, das Programm zu verstehen und anzuwenden. Ich schätze die Funktionalität und den Nutzen für unsere Arbeit. Die Automatisierung über die einzelnen Prozessschritte schafft viel Effizienz, was auch die Akzeptanz für ein neues System schafft. Getrud ist grundsätzlich intuitiv aufgebaut und die Ressonanz bei den Schulungen war sehr positiv. Es ist aber auch nicht alles selbsterklärend. Man muss sich in der Planerrolle schon mit dem Tool beschäftigen."

Bewertung der Implementierung von Gertrud

Jetzt hast du die Schulungen erwähnt, die ihr im Laufe der Implementierung hattet. Wie lief denn die Implementierung von Gertrud bei euch im Haus?

"Sehr gut. Das war auch etwas, was wir sehr geschätzt haben mit Gertrud und wovon auch meine Kollegin aus der IT immer wieder gesprochen hat. Die hat ja noch engeren Kontakt mit euch gehabt und mir auch bestätigt, dass diese Flexibilität und Schnelligkeit, die wir mit euch hatten, großartig war. Auch der Anpassungsgrad und die Offenheit zu sagen, wir prüfen individuelle Anforderungen; die Kundenorientierung, die war sehr hoch. Am Ende haben wir so trotz sehr engem Terminplan den GoLive-Termin eingehalten. Jetzt kommen zwar noch hin und wieder Anforderungen oder Fragen auf, aber auch da ist Gertrud offen für unsere Bedürfnisse und prüft, was wie möglich ist. Wir wissen aber auch, dass es die „Eierlegende-Wollmilchsau“ nicht geben kann."

Gesamtnutzen von Gertrud für Stihl

Das heißt, summa summarum, welchen Nutzen hat Gertrud aus deiner Sicht für das ganze Unternehmen?

"Bessere Transparenz und höhere Effizienz. Was zum Beispiel total cool ist, wenn in Gertrud ein Tagesordnungspunkt (TOP) angenommen wird, wird das Team informiert, ihr habt z.B. in vier Wochen hier ein To-Do und mit der sich entwickelnden Agenda kommen dann die Uhrzeiten dazu. Das heißt, die Leute sind viel besser informiert und wir Planer in Gertrud haben eine höhere Prozesssicherheit."

Top-Features von Gertrud

Gibt es eine Lieblingsfunktion von dir persönlich?

"Ja, in der Agenda, wenn ich die TOPs zeitlich hin und her verschieben kann, das macht Spaß und dabei die Uhrzeiten automatisch gerechnet werden. Diese automatisierte Flexibilität in der Agenda und die automatische Berechnung, wieviel Zeit haben wir noch. Das ist richtig gut."

Dokumentation vor Gertrud

Lief das vorher dann in Word oder Excel oder wie muss ich mir das vorstellen?

"Genau. Und diese ganzen Prüffunktionen muss ich nicht mehr machen, ich kann meine Energie auf die Inhalte lenken. Mir bleibt mehr Zeit für Inhaltmanagement und weniger für das Organisationsmanagement, weil alles auf wenige Knopfdrücke reduziert wird."

Wichtige Worte zum Schluss

Von meiner Seite wären das erstmal alle Fragen. Aber von deiner Seite, gibt es noch etwas, was dir wichtig ist, was du uns noch mit sagen möchtest?

"Ich schätze, ich kann hier für viele in diesen Funktionen sprechen. Der Arbeitsalltag in den Vorstandsbüros ist meitsens sehr hektisch und zeitkritisch. Gleichzeitig alles im Blick zu behalten und immer aussagefähig zu sein, ist oftmals sehr anspruchsvoll. Mit Gertrud haben wir eindlich ein Tool, das uns hier hilft und dabei noch sehr viel Spaß macht."

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